Envoi d’un message de rappel aux membres en période de grâce

La procédure des envois peut se faire de différente façon, celle que nous devrions utiliser est la suivante :

• Menu Civicrm, Envois Massifs, Nouvel envoi
• Suivre les étapes (5 étapes au total), …

Voici les avantages de cette technique :

• Utilisation des modèles
• Permet l’ajout d’entête et de pied de courriel
• Permet de faire un test de l’envoi
• Permet de consulter à l’écran le résultat du courriel
• On peut enregister l’envoi et le compléter ultérieurement

Il est aussi possible de faire des envois lors d’une recherche, et par l’actions d’envoyer un courriel, mais cette technique est moins complète que la précédante.

Les membres du cckevm en fin d’adhésion bénéficient d’une période de grâce à la fin de leur adhésion avant qu’ils ne perdent leurs privilèges sur le site web du club. Les adhésions expirent le 31 décembre et la période de grâce est de trois mois. Ceci veut dire que le 31 mars à minuit, les membres qui n’ont pas renouvelé leur adhésion deviennent des membres expirés et par le fait même perdent leurs privilèges de membre sur le site du club (bottin, forums, création de petites annonces,  ajout d’activités au calendrier, etc.) Il est donc souhaitable d’envoyer des rappels à ces membres afin qu’ils aient le maximum d’occasions pour renouveler leur adhésion avant la date limite.

Il y a deux étapes dans le processus : La première étape consiste à envoyer un rappel à intervalles régulières avant la fin de la période de grâce. La deuxième consiste à envoyer des rappels aux membres dont l’adhésion est expirée et qui ne renouvèlent pas leur adhésion avant la fin de la période de grâce.

Envoi aux membres en période de grâce

Dans CiviCRM, envoyez un message aux membres du groupe « Grace » avec le modèle « Adhésion en période de grâce » en suivant la procédure Procédure pour envoi de courriels par les administrateurs dans la section Procédures  administratives du menu Administration CCKEVM du site web du club. Prendre bien soin de modifier le message au format HTML ainsi qu’au format texte du modèle. Vous pouvez envoyer le même message à intervalles réguliers. Les membres qui renouvèlent seront automatiquement retirés du groupe « Grace » et ceux qui ne veulent plus recevoir d’avis pourront cliquer sur un lien qui les exclura d’envois futurs. Pour ce faire, vous pouvez aller dans CiviCRM ‐> Mailings ‐> Mailings programmés et envoyés puis cliquer sur le lien Ré‐utiliser du mailing à envoyer à nouveau. Il est ainsi possible de programmer bien à l’avance les envois en inscrivant la date de l’envoi à l’étape 5 du mailing (par exemple programmer à chaque dimanche jusqu’à la veille de la fin de la période de grâce).

Envoi aux membres après la fin de période de grâce

Une fois la période de grâce terminée, tous les membres n’ayant pas renouvelé leur adhésion recevront le statut de « Membre expiré » dans CiviCRM. Afin d’envoyer des rappels uniquement aux membres nouvellement expirés (et non à ceux des années antérieures), il est nécessaire de créer un nouveau groupe intelligent dans CiviCRM. Par la suite, nous pourrons envoyer des rappels à ce groupe nouvellement crée.

Note : On doit attendre que la période de grâce soit terminée avant de pouvoir créer ce groupe intelligent.

Création du groupe intelligent

Dans CiviCRM, aller à Rechercher ‐> Recherche avancée et dans les critères de recherche, dans Adhésions, dans la section ÉTAT DE L’ADHÉSION , cocher EXPIRÉ , et dans DATE DE FIN – DE et A mettre la date d’expiration pour l’année qui vient de se terminer (exemple : 31 décembre 2012) puis cliquer sur le bouton Rechercher. Une fois les résultats affichés, à la ligne Sélection des enregistrements:, cliquer sur Les xxx enregistrements trouvés, puis dans la case ‐ actions ‐, choisir Nouveau « Smart groupe » puis cliquer sur le bouton Aller à. À la page suivante, donner un nom et une description au nouveau groupe intelligent (se référer aux groupes existants pour la formulation), cocher la case Mailing List, puis cliquer sur le bouton Sauver ce « Smart groupe ».

Envoi des rappels

Comme pour les rappels aux membres en période de grâce, suivre la procédure pour les envois de courriels aux membres du groupe Membres expirés 20xx avec le modèle Adhésion expirée. NE PAS OUBLIER DE METTRE À JOUR LE MODÈLE DANS LES DEUX FORMATS, TEL QUE DÉCRIT CI‐DESSUS.

Suivi des envois

Dans CiviCRM ‐> Mailings ‐> Mailings programmés et envoyés, on retrouve tous les mailings programmés (à venir) et ceux qui ont déjà été envoyés. On peut modifier un mailing ou voir les statistiques sur les mailings envoyés.