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Préparation des cartes de membres CCKEVM

Objet : Préparer un fichier pour envoyer au fournisseur qui imprime et poste les cartes de membres aux membres en règle du CCKEVM.

CiviCRM, le système de gestion des membres que nous utilisons, ne permet pas (du moins pour le moment) de générer des listes formatées de manière appropriée pour l’impression de nos cartes de membres. L’impression des cartes de membre, ainsi que leur acheminement aux membres, est faite par un fournisseur externe au club. Comme les membres adhèrent ou renouvèlent leur adhésion à différents moments dans l’année, plusieurs fichiers seront créés sur une base plus ou moins régulière, selon le nombre de cartes à faire. En début de saison, cela peut se faire aux trois ou quatre semaines, alors que plus tard dans l’année, les intervalles peuvent être plus longues. On appelle chacun de ces fichiers un lot. Dans la préparation d’un lot, on doit tenir compte des cartes déjà émises, et des demandes de réimpression de cartes.

Prérequis : Afin de préparer un lot, vous devez disposer des outils suivants :

Exportation des membres en règle

Méthode (Roger):  civicrm, Adhésions, Tableau de bord, Cliquer sur le nombre de membre total, Ajouter un filtre au besoin sur la période (Attention, présentement toute les dates de début sont au 1 janvier, je devrais faire des modifications pour modifier ce paramètre par la date de contribution, ce qui nous permettra de faire un sélection par date, pour les préparations par lot). Pour l'instant les différents lots devront être traités par différence, ou par un champs supplémentaire pour suivre l'identification du lot de traitement.

Méthode (antérieure):

Pour débuter, vous devez ouvrir une session avec un compte ayant les droits administratifs (rôle CA) sur le site web du CCKEVM et aller dans CiviCRM. Dans le menu, choisir “Recherche > Trouver des membres”  :

 

       

Dans la section ÉTAT DE L’ADHÉSION, cochez NOUVEAU et COURANT et cliquez sur le bouton RECHERCHER.  

     

Cochez l’option “Les xxx enregistrements trouvés”, sélectionnez “Exportez les membres” et cliquez sur le bouton ALLER À:    

Cochez l’option “Sélectionner les champs à exporter” et sélectionnez “Exportation pour FQCKEV” dans le menu déroulant sous “Utiliser la cartographie de champs sauvegardée”. Cliquez sur le bouton SUIVANT.

Cliquez sur le bouton “EXPORTER”:

 

Section à modifier (Roger): L'exportation génère un fichier Excel, qui peut être ouvert directement. Il n'y a plus de problème de conversion de caratères.

Le fichier .csv intitulé “Recherche_de_Membres_CiviCRM.csv” se trouvera dans le dossier de téléchargements de votre navigateur Web.

ATTENTION: il ne faut pas double-cliquer sur le fichier, puisque ça va le corrompre. Passez à la prochaine étape.

 

La section suivante serait à revoir (discution sur la procédure)

Présentement: je travail avec Excel et il y a quelques opérations manuelles. J'utilise un TCD pour faire une synthèse du traitement, et je traite les familles avec un option sur la date anniversaire pour établir si une carte doit être produite ou non. Donc, les familles devrait avoir un numéro de membre commun, ce qui nous permet de trié et de valider l'information plus facilement. Pour un utilisation optimal l'on pourrait réutiliser le modèle du mois précédant pour conserver toujours un format standard lors de la production.

IMPORTATION DES DONNÉES DANS LE FICHIER CartesMembres2014

1. D’abord intégrer ce fichier dans une nouvelle feuille de calcul Google.

 

Importez les données dans la nouvelle feuille de calcul:

 

 

Choisissez l’option “Téléverser” et sélectionnez le fichier “Recherche_de_Membres_CiviCRM.csv” qui se trouve sur votre ordinateur.

 

Choisissez les options recommandées par Google par défaut et cliquez sur le bouton IMPORTER. Un nouveau fichier de calcul Google sera créée automatiquement sous le nom “Recherche_de_Membres_CiviCRM”

 

2. Importer cette feuille de calcul dans le “master” membres

 

1. Feuille de calcul “CartesMembres2014”:

Ouvrez la feuille de calcul “CartesMembres2014” et choisissez l’onglet “Membres inscrits”.

 

 

Sélectionnez toutes les cellules depuis la A4 jusqu’au bas de la feuille et effacez-les

 

2. Feuille de calcul “Recherche_de_Membres_CiviCRM”: sélectionnez tout à partir de la ligne 2 et incluant la colonne “Type de membre”

 

3. Feuille de calcul “CartesMembres2014”:

Insérez les cellules copiées dans le fichier

 

Faites un copier-coller de la formule de la cellule L1 dans toutes les cellules de la colonne L. Cette formule compare les noms qui apparaissent dans l’onglet “MembresInscrits” avec ceux de l’onglet “CartesFaites”.

 

Faites ensuite un tri de Z à A pour placer les “NON” au début de la liste.

Sélectionnez les informations de ceux et celles qui n’ont pas reçu leur carte en vous arrêtant à la colonne de l’adresse courriel et copiez les dans l’onglet ENVOI:

 

Halte des Sept Soeurs   

La liste des membres est fournie au président de la Halte pour qu’il puisse accepter des membres qui auraient oublié leur carte de membre. La liste à lui envoyer est celle-ci:

https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0Aqbw0bPcl5WndHZPNURhbzBFVXpaV29tWWFIX1BFQ3c&usp=drive_web#gid=0

président de la Halte des Sept Soeurs:Jean-Yves Beaulieu jean-yves.beaulieu@bell.ca

référence GoogleDoc: https://docs.google.com/document/d/11q76s7ihJnx3CX7V8-163pdb3bxiCSkXhsgGBgTKWjM/edit