Corporate Bylaws

(translation pending)

RÈGLEMENTS DE LA CORPORATION

Généralités

1. Dénomination sociale
« Club de Canoë-Kayak d’Eau-Vive de Montréal Inc. » (CCKEVM)

2. Buts
Promouvoir le développement du kayak d’eau-vive et la pratique d’activités en eau-vive dans la région de Montréal.
Travailler à la sauvegarde, à la mise en valeur et à l’accessibilité des rivières sportives dans la région de Montréal.

3. Siège social
Le siège social du Club de Canoë-Kayak d’Eau-Vive de Montréal Inc. est situé à Montréal.

4. Territoire
Le territoire du Club de Canoë-Kayak d’Eau-Vive de Montréal Inc. couvre la région métropolitaine de Montréal.

Membres

5. Catégories
a. Membres actifs : les membres faisant partie du club et ayant payé en bonne et due forme la cotisation annuelle.
b. Membres honoraires : les personnes ou organismes que le conseil d’administration veut honorer pour les services rendus, ou pour l’intérêt qu’ils ou elles portent au développement du sport. Ces membres sont aussi considérés comme des membres actifs.

6. Cotisation
Les membres actifs doivent verser annuellement une cotisation d’un montant fixé par le club, afin d’être en règle.

7. Suspension et expulsion
Le conseil d’administration peut suspendre ou expulser tout membre qui enfreint les règlements du club ou dont la conduite est jugée préjudiciable au club. Cependant, avant de prononcer la suspension ou l’expulsion d’un membre, le conseil d’administration doit, par lettre recommandée, l’aviser de la date et de l’heure de l’audition de son cas et lui donner la possibilité de se faire entendre. La suspension ou expulsion du membre entre en vigueur au moment où celle-ci est entérinée par le conseil d'administration.

8. Liste des membres
Le/la trésorièr(e) et le/la secrétaire tiendront à jour un registre des membres du club comprenant leur nom, adresse et numéro de téléphone sous la forme d’une liste informatisée de préférence.

Assemblée générale

9. Composition
L’assemblée générale est composée de membres actifs en règle dont les noms sont inscrits au registre des membres du club.

10. Vote
a. Chaque membre présent à l’assemblée générale a droit à un vote;
b. Le vote par procuration n’est pas autorisé;
c. Le/la président(e) de l’assemblée a un vote prépondérant en cas d’égalité des voix;
d. Le vote se prend a main levée, à moins que le scrutin secret ne soit demandé par le tiers des personnes ayant droit de vote;

11. Quorum
Le quorum à toute assemblée générale est composé des membres présents.

12. Assemblée générale annuelle
L’assemblée annuelle du club est tenue dans les six mois suivant la fin de l’exercice financier du club (31 octobre), à l’endroit et à la date fixée par le conseil d’administration. L’avis de convocation doit être envoyé à tous les membres actifs par courriel au moins dix (10) jours à l’avance. Une annonce sur le site web à ce sujet sera aussi publiée.

13. Pouvoirs de l’assemblée générale
- Élire les administrateurs du club;
- Nommer le/la vérificateur(trice) du club;
- Lire et approuver le bilan annuel;
- Décider des programmes du club;
- Ratifier les règlements généraux;

14. Assemblée générale spéciale
L’assemblée générale spéciale est convoquée par le/la secrétaire sur demande du conseil d’administration ou à la suite d’une requête signée par au moins 25% des membres actifs du club et remise à un des membres du conseil d’administration. L’avis de convocation doit être envoyé par courriel à tous les membres actifs au moins dix (10) jours à l’avance. Une annonce sur le site web à ce sujet sera aussi publiée.

15. L’ordre du jour (assemblée générale)
Pour toute assemblée générale annuelle, l’ordre du jour doit contenir au minimum les items suivants :
a. Acceptation des rapports et procès-verbaux de la dernière assemblée générale.
b. L’approbation d’un rapport complet de la situation financière et des activités de l’année écoulée.
c. L’approbation par l’assemblée générale des règlements généraux (si nouveaux ou modifiés).
d. L’élection ou la réélection des membres du conseil d’administration.

Conseil d’administration

16. Composition
Le conseil d’administration est composé de huit (8) personnes élues lors de l’assemblée générale du club. Ces personnes doivent être membres actifs du club, tel que défini aux articles 5 et 6 des présents règlements. Les membres du conseil d’administration ne sont pas autorisés à avoir des intérêts commerciaux dans l’industrie de l’eau-vive.

17. Vote
a. Chaque membre composant le conseil d’administration a droit à un vote;
b. Le/la président(e) du club a un vote prépondérant en cas d’égalité des voix;
c. Le vote se prend a main levée, à moins que le scrutin secret ne soit demandé par le tiers des membres du conseil d’administration;
d. Une décision par vote est prise si la majorité des administrateurs présents à la réunion sont en faveur de la motion proposée. Une décision par vote peut aussi être prise par courriel si 75% (du nombre d’administrateurs en poste; arrondi au nombre supérieur) sont en faveur de la motion proposée.

18. Quorum
Le quorum pour le conseil d’administration est de 60% (du nombre d’administrateurs en poste; arrondi au nombre supérieur).

19. Mandats
Le mandat des administrateurs élus est normalement d’une durée de deux (2) années. Dans la mesure du possible, quatre (4) des administrateurs sont élus aux années paires et les quatre autres aux années impaires.

20. Pouvoirs du conseil d’administration
- Le conseil d’administration administre les affaires générales du club. Les administrateurs doivent travailler en équipe et veiller avant tout au bon fonctionnement des activités et services de base.
- Il élabore les politiques générales de fonctionnement.
- Il prépare et approuve les prévisions budgétaires du club.

21. Assemblée du conseil d’administration
Le conseil d’administration se réunit aussi souvent que jugé nécessaire sur demande du président et d’au moins un autre membre du conseil. L’avis de convocation est de sept (7) jours. Pour toute autre assemblée urgente, le conseil d’administration peut se réunir à n’importe quel moment s’il y a consentement de tous les administrateurs. Il est permis que l’assemblée se tienne par appel conférence de temps en temps. Il est aussi possible qu’un ou plusieurs administrateurs n’ayant pu se déplacer participe(nt) par appel conférence.

22. Poste vacant
Si un poste vacant est créé parmi les membres du conseil d’administration, il est comblé par une personne choisie par les autres membres du conseil. L’administrateur ainsi choisi restera en poste pour la période non écoulée du mandat en cours. Malgré un (ou des) poste(s) vacant(s), le conseil d’administration peut continuer à fonctionner, en autant qu’il y ait quorum et un minimum de 4 administrateurs en poste.

23. Administrateurs
Le conseil d’administration est composé de 8 administrateurs :
- Président(e)
- Vice-président(e)
- Secrétaire
- Trésorier(ère)
- Directeur(trice) technique
- Directeur(trice) des communications
- Directeur(trice) pédagogique
- Directeur(trice) des relations publiques et du marketing
Les membres du CA sont élus à leurs postes respectifs lors de l’assemblée générale annuelle.

24. Mise en candidature
Les membres du conseil sortant sont automatiquement candidats pour leurs postes respectifs. Les membres du conseil sortant qui désirent changer de poste ou retirer leur candidature doivent en aviser le/la secrétaire lors de l’assemblée générale annuelle. Tout autre candidat doit donner au/à la secrétaire un avis de sa candidature avec mention du poste désiré lors de l’assemblée générale annuelle. Tout membre actif proposé par un autre membre, s’il l’accepte, peut être désigné candidat à un poste pendant l’assemblée générale annuelle, et il est élu par acclamation si aucun autre membre en règle n’accepte d’être porté candidat au poste en question. Un membre du conseil ayant été destitué de son poste dans les 4 dernières années ne peut pas être candidat à un poste du conseil d’administration.

25. Attributions des membres du conseil
Le/la président(e) est le principal(e) représentant(e) et administrateur(trice) du club. Il/elle convoque les réunions du conseil par le biais du/de la secrétaire; il/elle assiste à toutes les réunions du club ou de ses organes et il/elle veille à leur bon déroulement; il/elle voit à ce que les autres membres du conseil remplissent leurs tâches adéquatement et il/elle s’occupe de la correspondance du club avec l’aide du/de la secrétaire.
Le/la vice-président(e) remplace le/la président(e) à la demande de ce dernier(ère) ou en toute circonstance nécessaire; il voit à toute question que peut lui référer le conseil.
Le/la secrétaire a les responsabilités des livres, des archives du club et de la liste permanente des membres; il/elle voit à la distribution de tout document, ainsi qu’à la correspondance sous l’autorité du/de la président(e); il/elle envoie et reçoit tous les avis requis par le présent règlement, y compris les avis qui le/la concerne personnellement.
Le/la trésorier(ère) est responsable des états de compte, du budget et généralement de toutes les questions financières et comptables; il/elle signe les effets de commerce au nom du Club de Canoë-Kayak d’Eau-Vive de Montréal inc. (CCKEVM) pour toute dépense ou opération financière autorisée par le conseil; il/elle perçoit et garde les contributions annuelles ainsi que les autres revenus et actifs du club.
Le/la directeur(trice) pédagogique est responsable de l’organisation des stages d’initiation, de perfectionnement ou de toute autre session de formation offerte par l’entremise du club, des compétitions et du matériel didactique et généralement de toute question concernant l’organisation technique ou physique du club et de ses activités.
Le directeur des relations publiques et du marketing voit à l’organisation du calendrier des sorties, de la publication du calendrier et des pamphlets publicitaires et de leur distribution; il/elle voit aussi à la compilation des données du club ainsi qu’à la formulation de statistiques annuellement. Il/elle vise à créer des partenariats avec des boutiques de plein-air de Montréal afin que les membres du club bénéficient d’avantages spéciaux. Il/elle gère la création et la distribution des items promotionnels.
Le/la directeur(trice) technique est responsable de l’organisation du service de location de matériel offert aux membres du club en été. Il/elle est responsable de l’entretien et de l’identification de l’équipement de kayak appartenant au club. Il/elle supervise l’utilisation du matériel du club et tient à jour l’inventaire de ce matériel. Il/elle s’occupe aussi des achats de kayaks et accessoires afin d’assurer un renouvellement adéquat de l’équipement.
Le/la directeur(trice) des communications est responsable du bon fonctionnement de la liste de courriels et/ou du forum de discussion. Il/elle voit à ce que les règles d’utilisation de cette liste et/ou de ce forum soient respectées. Il/elle a le pouvoir d’exclure de manière permanente ou temporaire un membre récidiviste. Il/elle s’assure que les membres soient informés des décisions importantes du conseil d’administration au cours de l’année. Il/elle s’assure du bon fonctionnement du comité du journal. Il/elle s’assure du bon fonctionnement et de la mise à jour du site web avec l’aide du webmestre bénévole qu’il est chargé de recruter si le poste est vacant. Il/elle est aussi responsable de la boite vocale du club et de sa mise à jour régulière.

26. Année financière
L’année financière du Club de Canoë-Kayak d’Eau-Vive de Montréal Inc. (CCKEVM) se termine le 31 octobre de chaque année.

27. Contrats
Les contrats et autres documents requérant la signature du club sont au préalable approuvés par le conseil d’administration et signés ensuite par le/la président(e) et un des autres administrateurs.

28. Gestion du journal
La gestion du journal du club est effectuée par un comité indépendant appelé « comité du journal ». Le mandat de ce comité est de promouvoir le canoë-kayak d’eau-vive par la diffusion d’articles et l’information aux membres sur le fonctionnement du club tout en suivant la ligne de pensée du club et de ses administrateurs.

29. Attribution des membres du comité du journal
Le/la rédacteur(trice) en chef a la responsabilité du journal, du recrutement et de la supervision de l’équipe de rédaction afin que tous les membres remplissent leurs tâches adéquatement. Il/elle voit à ce que le journal par la rédaction de ses articles suive la ligne directrice du club en travaillant de pair avec le/la directeur(trice) des communications et avec le/la directeur(trice) des relations publiques et du marketing. li/elle convoque les réunions du comité du journal et voit en son déroulement. Si des postes sont vacants dans le comité journal, le/la rédacteur( trice) en chef peut assumer plusieurs rôles au sein du comité.
Équipe de rédaction : toute personne qui est présente aux réunions du comité du journal et qui fait la rédaction d'articles.
Équipe des illustrations :toute personne fournissant des illustrations ou photographies pour la publication du journal.
Le/la responsable de la mise en page voit à recevoir les articles écrits par l'équipe de rédaction ou toute autre personne intéressée à écrire des articles; il/elle voit à la mise en page de ces articles et de l'organisation technique du journal.

30. Amendements aux règlements généraux
Toute proposition d'amendement des présents règlements doit être incluse dans l'avis de convocation de l'assemblée générale. La modification ou abrogation doit être approuvée par au moins les deux tiers des membres votant lors de l'assemblée générale.

Dernière mise à jour: le 20 novembre 2010